Як у Луцькраді працює електронний документообіг

Система електронного документообігу el-Doc system діє у Луцькій міській раді з 2008 року й нині існує проблема із застарілою комп'ютерною технікою.

Луцькрада єдина в Україні, яка користується польською системою електронного документообігу. Про це Конкуренту розповів начальник відділу програмно-комп'ютерного забезпечення Луцької міської ради Олександр Король.

Він зауважив, що система заснована на електронній номенклатурі справ, що дає можливість створити центральну базу даних структурованих документів та інформації: вхідні та вихідні листи, нормативні документи, резолюції та інше.

Олександр Король додав, що нині система як такого розвитку немає, оскільки проект закінчився й гроші, відповідно, також. Хоча там є певний функціонал, який дозволяє допрацьовувати щось в системі самотужки.

Календар в системі el-Doc

"Наскільки я знаю, в Україні тільки ми цією системою користуємось. Я займався документообігом Волинської обласної адміністрації, то там інша програма. Як правило, в міських радах свої розробки, так як в Івано-Франківську, чи українські, як в Дніпропетровську, – "Квазар-мікро", в Харкові працюють на "Док Проф", – розповів Олександр Король.

Він додав, що в el-doc одночасно може працювати 50 людей, вже, скажімо, 51-го працівника міськради, який захоче зайти в програму, система не "впустить".

Заступник начальника відділу програмно-комп'ютерного забезпечення Наталія Хмель розповіла, що польську систему el-doc було впроваджено у 2008 році в рамках відповідного проекту. Тоді в цьому проекті брали участь два міста: Луцьк і Коростень. Однак останні чомусь цю ідею не продовжили, а Луцькрада просунула справу далі і вже ось 13 рік успішно користується електронним документообігом.

До системи підключені усі виконавчі органи міської ради. Наталія Хмель говорить, що в рамках експерименту пробували підключити туди ще два комунальних підприємства: ДКП "Луцьктепло" та ЖКП № 7, де вони могли б переглядали інформативну частину та перекидати документи, чи ознайомлюватись з ними через календар, який є в el-doc .

Однак ці два КП чомусь не продовжили використання цієї системи, й їм, як й іншим міським КП, досі відправляють документацію у паперовому вигляді.

"El-doc має модульну систему, й це дуже зручно. Це не тільки система документообігу, а й середовище для комунікації. Там в нас є календар, де всі можуть ознайомитися з усіма планами та заходами, що відбуваються у міській раді. Раніше такого не було. Тому ця система базується ще й на організаційній структурі. До того ж в календарі можна миттєво обмінюватись терміновими документами", – пояснила Наталія Хмель.

Для прикладу Наталія Хмель розповіла, що копія будь-якого розпорядження, як тільки йому присвоюється номер, одразу ж "закидається" в систему. Однак є модуль, де окремо є всі реєстри нормативних документів. Зазвичай працівники міськради ознайомлюються з документами, не заходячи в той модуль, а одразу дивляться їх у календарі.

До того ж система інтегрована таким чином, що з неї можна одразу перейти на веб-сайт Луцькради.

У системі є внутрішня інформація яка, звісно ж, не з'являється на сайті міськради. Це, наприклад, розпорядження міського голови щодо дітей-сиріт. Працівники Луцькради вже звикли до електронного документообігу, адже кажуть, що це оперативно і легко й до того ж будь-який документ можна легко віднайти в системі.

За допомогою цієї системи можна побачити, хто і коли створив документ, хто останнім вносив в нього правки, там навіть стоїть нагадування, до якого числа треба опрацювати лист і дати на нього відповідь. Крім того, "заднім числом" жодного документа тут не зробиш й, за словами Хмель, це дуже дисциплінує працівників. Знайти в системі необхідний документ можна як за його номером чи описом, так і за номенклатурним номером, якщо цей документ поєднаний у якусь справу.

"Це дуже зручно: менше паперу і відшукати документ можна швидко. Щоправда, ми електронний архів ще не сформували, бо тільки зараз щодо такого архіву законодавчо щось вимальовується. Зараз, коли до мене приносять паперові документи, я не знаю, що з ним робити", – каже Наталія Хмель.

Щоб обмінюватись документами з Волинською ОДА, яка використовує іншу програму, у міській раді в своїй системі встановили спеціальний модуль, щоб отримувати документи, які ОДА надсилає через свою систему. Загалом в міську раду дуже рідко приходять документи в паперовому вигляді.

На депутатські запити в системі є окремий журнал і навіть автоматично проставляється термін виконання (відповіді) на цей запит.

Повний доступ до всіх документів системи мають лише міський голова та загальна канцелярія. Скажімо, заступники міського голови мають доступ до тих документів виконавчих органів, які належать до тої чи іншої галузі, за яку вони відповідають.

Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів Луцької міської ради, керівник справами виконкому Юрій Вербич вважає систему електронного документообігу, якою користується міська рада, ефективною, адже значно покращилась якість та оперативність роботи з документами. Однак, на його думку, щоб розвиватись в цьому плані, треба оновити матеріально-технічну базу.

"Дуже рідко, але буває збій системи саме на робочих місцях, й це пов'язано з тим, що маємо не зовсім якісну комп'ютерну техніку, яку треба на 70 % оновлювати", – сказав Юрій Вербич.

Він зауважив, що на загальнодержавному рівні планується розробка уніфікованого документообігу, до якого буде підключено Кабінет Міністрів, Адміністрацію Президента, Верховну Раду. Однак поки що цього немає. За його словами, введення електронного підпису також прискорить процес документообігу.

Він зауважив, що коли будуть подаватись бюджетні запити на новий бюджетний рік, то проблема застарілої комп'ютерної техніки для системи електронного документообігу обов'язково буде врахована.

* * *

Сподобалося? Підпишіться на нашу сторінку в Facebook та Telegram. Також завжди будьте в курсі найважливіших новин, використовуючи чат-бота у Messenger. Ми не будемо спамити. Чесно :)
Якщо ви помітили помилку в тексті, виділіть її мишкою та натисніть комбінацію клавіш Alt+A
Надрукувати
Луцьк
Опубліковано:
19.08.2016 14:00
Переглядів1388
Коментарів0
Поділитись
Залишити коментар
Коментувати
останні новини
23-06-2018 22-06-2018
Вибір редактора

Рейтинг